Организация и проведение мероприятий

Почему подготовку лучше поручить профессионалам

В рамках поддержки бизнеса наших клиентов мы занимаемся организацией и проведением мероприятий самого разного плана. Корпоративные праздники, семинары и тренинги для сотрудников и партнеров компании, мероприятия для клиентов и СМИ – все это требует немало времени и колоссального напряжения сил. Для ваших сотрудников это наверняка будет означать необходимость отойти от своих служебных обязанностей и заниматься непосредственно организацией корпоратива, тренинга, семинара, конференции и т.д. Скорее всего, это выльется в немалые потери для вашего бизнеса. И кроме того, современный уровень организации и проведения мероприятий требуют высокого профессионализма, немалого опыта и огромного количества нужных связей.

Любое мероприятие – это выверенная структура, продуманное содержание, подготовленные выступления, аренда помещения, мебели, оборудования, специальной техники, приглашение ведущих, организация развлекательной программы и угощения для участников. Нужно, чтобы все прошло гладко, ваши сотрудники и клиенты остались  довольны и прониклись своей причастностью компании, бренду, идее, технологии или продукту – иначе для чего тратить средства и время на организацию мероприятия? И обеспечение такой беспроблемной подготовки и безукоризненного проведения события со всей ответственностью берет на себя команда «Архимедиа».

Как организует и проводит мероприятия команда «Архимедиа»

В нашей креативной группе есть все специалисты, необходимые для грамотной организации и проведения мероприятия. «Оперативный штаб» составляют ивент-менеджер, сценарист, режиссер-постановщик, видеооператор и фотограф (если вы заказываете виде- и фотосъемку мероприятия). Ивент-менеджер возглавляет команду, отвечает за мероприятие перед клиентом и перед креативной группой. Помимо концепции, сценария и проведения праздника (семинара, тренинга и т.д.) ивент-менеджер также занимается вопросами аренды площадки (зала), транспорта (при необходимости), мебели и оборудования, а также кейтерингового обслуживания (организации питания на мероприятии).

На первом этапе для нас важнее всего уяснить формат мероприятия, определить его целевую аудиторию и задачи. Это решается в процессе переговоров с заказчиком, как правило, на первой встрече. По ее результатам ивент-менеджер и сценарист подготавливают концепцию и сценарный план мероприятия. Эти документы тщательно прорабатываются с клиентом, согласуются все нюансы, и когда все вопросы решены – заказчик подписывает сценарный план и смету, которые становятся приложениями к договору об организации и проведении мероприятия.

Затем ивент-менеджер и сценарист при необходимости взаимодействуют с представителями компании для подготовки содержательной части события. Могут быть привлечены копирайтеры – для написания речей и обращений участников. Особенно это касается организации семинаров, тренингов, конференций, бизнес-форумов и т.д., а также корпоративных праздников, где предусмотрены выступления руководства, топ-менеджеров и ключевых сотрудников. Если же речь идет об организации праздника, то клиенту просто предоставляется сценарий, включающий интерактивную программу с привлечением артистов, ведущих, либо реализуемую силами нашего агентства или даже самой компании–клиента. Очень часто в последнее время на наших корпоративных праздниках в качестве ведущих выступают, например, директора по персоналу, другие топ-менеджеры либо рядовые сотрудники, пользующиеся особым расположением и доверием коллег.

Степень вовлеченности представителей компании-клиента в подготовку  мероприятия определяется исключительно вашим желанием участвовать. По умолчанию мы стараемся минимизировать для компании какое-либо напряжение по поводу организации и проведения корпоратива, семинара или праздника.

Организация и проведение семинаров и тренингов

Если цель мероприятия – не столько развлечение участников, сколько решение деловых вопросов или командообразование, то по сравнению с корпоративными праздниками это несколько более сложное мероприятие. Здесь может быть три пути. Во-первых, ведение семинара или тренинга может осуществляться представителями компании, а мы только подыскиваем подходящую площадку, готовим оборудование, организуем развлекательную программу и питание.

Во-вторых, мы можем пригласить для проведения семинара или тренинга ведущих со стороны — профессионалов в этой сфере, возможно, гуру в своем сегменте. И разумеется, тут мы тоже обеспечиваем идеальное место, прекрасное угощение и, если нужно, развлекательную программу.

В-третьих, мы можем самостоятельно подготовить семинар, конференцию или тренинг, а от заказчика нам понадобится лишь тематика и направление. У нас немалый опыт подобной работы.

От чего зависит стоимость услуг по организации семинаров, тренингов, корпоративных праздников

Цена корпоратива, семинара или тренинга складывается из стоимости услуг наших специалистов, стоимости аренды помещения, работы по организации питания на мероприятии, и развлекательной программы. Стоимость аренды помещения, кейтеринг и участие артистов – это оплата работы привлеченных нами третьих лиц, сумма ее известна на момент согласования этих вопросов с заказчиком.

Что касается стоимости наших услуг, цена организации и проведения семинара, праздника, тренинга, пресс-конференции и любого другого события зависит от объема работы и сроков.  Если нам пришлось отложить в сторону все другие наши проекты, чтобы работать над вашим срочным заказом, то цена будет выше минимум в два раза. В остальном же цифры, которые Вы увидите в смете, вполне приемлемые, на среднем уровне по рынку. Если же вы воспользовались готовым предложением, цена будет значительно ниже, возможно, в десятки раз.

Поручите организацию и проведение мероприятия команде «Архимедиа», чтобы ваше событие прошло на ура!